2-1 Objectifs
L'étude des documents fait apparaître les vues séquentielle (la suite de caractères), de structure (titre, section, sous-section, ...), de présentation (couleurs, dimensions, ...) et de métadonnées (date de création, auteur, ...). On parle aussi de contenu, structure, forme et métadonnées. Nous allons voir que cette vision définit le socle commun à tous les logiciels de traitement de textes. Comprendre ce socle va nous permettre d'utiliser n'importe quel traitement de texte au mieux de ses possibilités, de s'adapter à ses évolutions.
Le premier objectif est la découverte des fonctionnalités générales, communes à tous les traitements de texte, pour la définition du contenu et de la structure. Ceci est réalisé dans une interface avec, au centre, une grande zone représentant une page, en haut les menus et une zone de boutons-raccourcis. Les noms des actions, la forme et la couleur des boutons, les icônes et l'organisation des menus varient d'un logiciel à un autre, d'une version à une autre, d'une machine à une autre mais les fonctionnalités sont globalement les mêmes. La structure du document sera définie par l'intermédiaire de styles grâce aux niveaux de titre. Il faut noter l'ambiguïté du terme "style" car il sera également utilisé pour la mise en forme du document. Cette double fonction peut amener à de mauvais usages.
Le second objectif est d'apprendre à définir des règles de mise en forme associées aux styles. Il est important de noter que les boutons raccourcis et le menu format, faciles d'utilisation permettent de réaliser des mises en forme directes et rapides. Mais ce sont des mises en forme au cas par cas qui ne peuvent pas traiter de grands documents (vos mémoires, vos rapports de stage et vos documents professionnels). Les règles de mise en forme sont essentielles pour un bon usage des traitements de texte, pour la manipulation de grands documents et pour le travail en groupe. Elles permettent, en effet, de modifier la mise en forme d'un document complet en une action, de numéroter les sections et les pages d'un grand document, d'uniformiser la présentation et d'appliquer des thèmes ou une charte graphique. Ceci à condition d'avoir préalablement correctement défini la structure de votre document.